Tratamiento de datos personales

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS Y PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES

Presentación

En virtud de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra la protección a la intimidad personal y el buen nombre, además del derecho que le asiste a las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que hayan recogido sobre ellas en bases de datos y archivos de entidades tanto públicas como privadas; SecPro SAS, NIT 900.776.524 – 2 en adelante SecPro, adopta y aplica la presente política para el tratamiento de los datos personales y manifiesta que garantiza la intimidad, derecho a la privacidad y el buen nombre de las personas, durante el proceso de tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, libertad, acceso y transparencia. 

De conformidad con el principio constitucional arriba mencionado, se promulgo en Colombia la ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012, mediante las cuales se dictaron disposiciones generales para la protección de los datos personales y que fueron posteriormente reglamentadas por el decreto 1377 de 2013. Dichas disposiciones se encuentran también recogidas en esta política. 

En el desarrollo de su actividad financiera y comercial, SecPro recolecta, procesa y almacena la información que se encuentra en las bases de datos propias, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normativa legal.

Definiciones

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos.
  • Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
  • Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, las Compañías.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, debido a una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a la Compañía.
  • Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la Compañía en virtud de un contrato laboral.
  • Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.
  • Trasmisión: Se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

Alcance de la política de protección de datos

La política de tratamiento de Datos Personales de SecPro se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan Datos Personales, que para SecPro sea objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.

Responsable y encargado del tratamiento de las bases de datos:

SecPro con sede principal en la calle 100 # 10 – 59 Oficina 301, será el responsable del tratamiento de las bases de datos.

Medidas internas de protección de datos:

Es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados de SecPro que tengan acceso a las bases de datos de la compañía, a guardar estricta confidencialidad de la información en ellas verificada, compartida y almacenada; para ello, como herramienta de protección se suscriben acuerdos de confidencialidad independientes al contrato de trabajo.

Finalidad de la recolección y tratamiento de datos personales:

La Política de tratamiento da datos y protección de datos personales de SecPro busca crear los procedimientos de recolección y tratamientos para salvaguardar los datos personales según las disposiciones de la ley.

Los datos personales recolectados por SecPro son utilizados para:

Clientes: Mantener comunicación con los clientes, para una buena ejecución de contratos suscritos con SecPro, envío de información relacionado con la relación comercial, para proporcionarle un efectivo servicio al cliente, envío de mensajes con fines comerciales y publicitarios o cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre el cliente y SecPro.

Empleados: Específicamente es para el pago de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto del empleado como de sus familiares y el registro de las novedades como licencias, incapacidades y permisos.

Proveedores: Solicitud de cotizaciones y manejo de las relaciones comerciales que surjan, con el objetivo de adquirir productos o servicios que contribuyan al desarrollo de la actividad comercial de SecPro.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.

De igual forma la Compañía podrán transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. SecPro ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en la política de la Compañía sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de SecPro o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de estos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

Ámbito de aplicación

Las políticas de tratamiento de Datos Personales deben ser conocidas y aplicadas por todos los empleados, clientes y proveedores de SecPro.

Bases de datos

Las políticas y procedimientos aplican a las bases de datos que maneja SecPro y serán registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) ante la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme a lo establecido en la ley.

Consulta de la política

La política de protección de Datos Personales debe estar anunciada en la página web de SecPro https://secpro.co para su fácil consulta y acceso.

Derecho del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

    • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SecPro como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
    • Ser informado por la Compañía, como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
    • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
    • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
    • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
    • Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

WhatsApp: +57 3106559012
Correo: [email protected] 

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la Compañía, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

Podrá consultar a SecPro respecto de los datos personales que SecPro tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por SecPro en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Este plazo podrá ser ampliado por SecPro en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, SecPro lo hará de su conocimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a SecPro atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Compañía receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

Modificación de esta Política

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener 

Fecha última modificación: 27 de marzo de 2023
Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.

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